BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

  

Amaç

Madde 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

 

Kapsam

Madde 2 – (1) Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğünün hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Dayanak

Madde 3 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğüne ait bu Yönetmelik; 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunun 15/b,18/m ve 48 inci Maddelerine ve ilgili diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

Madde 4 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye: Altınova Belediyesini,

b) Başkan: Altınova Belediye Başkanını,

c) Başkanlık: Altınova Belediye Başkanlığını,

ç) Meclis: Altınova Belediye Meclisini,

d) Encümen: Altınova Belediyesi Encümenini,

e) Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,

f)  Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,

g) Birim: Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli birim sorumlusu, birim personelini,

ğ) Yönetmelik: Yazı İşleri Müdürlüğünün Çalışma, Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Organizasyon

Madde 5 – (1) Müdürlüğün organizasyon yapısı; müdür, birim sorumlusu, memur, şirket işçi (Al-Bel) statüsünden oluşur.

(2) Müdürlük iç organizasyon yapısının teşkili, Müdürün teklifi ve Başkan Onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Organizasyon Yapısı

MADDE 6-

• Yazı İşleri Müdürlüğü
• Genel Evrak Birimi
• (Beyaz Masa)
• Evlendirme Birimi
• Arşiv Birimi
• Kararlar Birimi (Meclis-Encümen)

Müdürlüğün Görevleri

Madde 7 – (1) Aşağıda belirtilen görevler, Müdürlük tarafından yürütülür;

 

a)5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

 

b) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

 

c) Belediyemize kurum dışından gelen tüm evrakların kayıt işlemleri yaparak ilgili birimlere sevkini yapmak.

 

ç) Kurum dışına giden tüm evrakların kurum çıkış işlemlerinin (Zimmetle Elden Teslimi, Posta ve KEP Sistemi Üzerinden) gönderimini yapmak.

 

d) 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre nikâh ile iş ve işlemleri yürütmek.

 

e) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve yürürlükteki diğer mevzuat hükümlerine göre Arşiv ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

 

f) Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 12 – (1) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Organizasyon Şemasında bağlı olduğu yöneticiye karşı sorumlu olup;

 

a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.

b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini, bilgilendirir ve eğitir.

c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.

ç) Mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirler; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

d) Müdürlüğünün görev alanı kapsamında; stratejik planın, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını sağlar.

e) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlar.

f) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlar.

g) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirir.

ğ) Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket eder, personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütülmesini sağlar.

h) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

Genel Evrak Birimi

Madde 8 – (1) Genel Evrak birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

 

a) Belediyemiz adına gelen her türlü posta, tebligat, mektup, KEP sistemi (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden  gelen evraklar ve havaleleri Başkanlık adına alıp, Olgu Otomasyon sistemine kayıt işlemleri yapıldıktan sonra ilgili müdürlüklere ulaştırmak.

 

b) Belediyemize çeşitli kurum ve kuruluşlardan gelen, ayrıca belediyemiz bünyesinde yer alan müdürlükler ile dış birimler arasında giden evrakların kayıt işlemleri sistemli bir şekilde yürütülerek, zimmet usulü ile müdürlüklere ve ilgili kurumlara iletmek.

c) Vatandaştan gelen dilekçeleri kaydettikten sonra müdürlüklere iletmek.

ç) Gizli yazıların mevzuata uygun olarak teslim alınması ve ilgili makama teslimini yapmak.

d) Kurum dışı (Valilik, Kaymakamlık, v.b. kuruluşlara gidecek) evrakların zimmet karşılığı tesliminin yapmak.

e) Vatandaşlara gönderilen ve zimmet usulü ile verilemeyen evrakların posta zimmet irsaliyeleri hazırlanarak ve belediyemize ait posta ücret ödeme makinasından geçirilerek PTT Müdürlüğüne teslim etmek.

f) Resmi Yazışmaların Resmi Yazışma Standartlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak.

g) Valilik, Kaymakamlık ve Başkanlık Makamından gelen emir, iş ve işlemleri Müdürlüklere tebliğ edilmesi işlemlerinin yapmak.

ğ) Belediye Başkanının vekalet yazılarını hazırlamak, gereği için Altınova Kaymakamlığına iletilmesini sağlamak vekalet edecek meclis üyesine bilgi vermek.

h) Diğer müdürlüklerden müdürlüğümüze gelen evrakların kayıt işleminin yapılarak cevabi yazıları hazırlanması ve ilgili müdürlüğe gönderilmesi işlemlerinin yapmak.

ı) Kurum DETSİS ve KAYSİS kurum sorumluluğunu (Türkiye Gov TR üzerinden kurumumuzdan oluşan müdürlüklerin sisteme tanıtılması idari birim kimlik kodlarının alınması ve kapanan müdürlüklerin sistem üzerinden kapanışının yapılması ile ilgili iş ve işleyişi) yürütmek.

i) Müdürlük bütçesini, performans programı, haftalık, aylık ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak.

j) Müdürlüğümüzde çalışan şirket personellerinin puantajlarını hazırlamak.

k) Müdürlük bünyesinde çalışan personelin izin ve rapor işlemlerinin düzenli yapılmasını sağlamak.

l) Resmi Mühürler ile ilgili iş ve işlemleri yapmak.

m) Arşiv Biriminin imha işlemleri ile ilgili yazışmaların takibini yapmak.

n) İçişleri Bakanlığı Müfettişleri ve Kontrolörlerinin kurumumuz ile ilgili yapmış olduğu Teftiş ile ilgili tüm iş ve işlemlerin takibini yapmak.

o) Müdürlük Satın alma, Taşınır İşlemi, Demirbaş İşlemleri ve Tahakkuk işlemlerini düzenli bir şekilde yapmak.

ö) Üst yöneticilerin ve Müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Evlendirme Birimi

Madde 9 – (1) Evlendirme Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

a) Müracaata gelen çiftleri bilgilendirerek gerekli evraklar listesini vermek.

b) Dâhili ve harici telefonlarımızdan arayan çiftleri bilgilendirmek, evlilik için gerekli belgeleri hazırlamalarını sağlamak.

c) Müracaata gelen çiftlerin evraklarını tanzim ederek, evlenme dosyalarını hazırlamak, kontrollerini yapmak ve istedikleri tarihe rezervasyonlarını yapmak.

ç) Şartları uygun olan yabancı uyruklu çiftlerin evlendirme iş ve işlemleri yapmak.

d) Evlenmek isteyen çiftlere salon tahsisinde bulunmak.

e) Evlendirme Birimine gelebilme imkanı olmayan özel durumdaki çiftlerin nikâhı ikametgahlarında kıymak.

f) Evlilik talebinde bulunan eşlerden birinin veya ikisinin cezaevinde tutuklu bulunduğu durumlarda, evlilik akitleri gerçekleştirmek.

g) Hafta içi mesai saatlerinde küçük salonumuzdaki oda nikâhlarını ve gerektiğinde salon nikâhlarını kıymak.

ğ) Hafta içi veya hafta sonu belediyemize bağlı salonlarda ve özel salonlardaki nikâhları kıymak.

h) Müdürlüğümüze gelen Düğün, Nikâh, taleplerini düzenli bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak.

ı) i) Evlenecek çiftlerin kütük defterlerini tanzim ederek düzgün el yazısı ile yazmak.

i) Evrakları tamamlanan çiftlerin nikâh işlemleri tamamlanarak uluslararası aile cüzdanlarını vermek.

j) Evlenme bildirimlerini yasal süreci içerisinde E-Canlı Belediye Sisteminden İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirmek.

k) Nikahı kıyılan çiftlerin özlük bilgilerini kütük sıra numarası takip defterine işlemek.

l) Evlenme cüzdanı alabilmek için gerekli evrakları tanzim ederek, Mali Hizmetler Müdürlüğü aracılığı ile Altınova Mal Müdürlüğünden evlenme cüzdanlarını almak.

m) Üst yöneticilerin ve Müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Arşiv Birimi

Madde 10 – (1) Arşiv Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

 

a) Belediye bünyesindeki tüm birimlerin arşivlerinde bulunup da kendi arşivlerinde muhafazasına lüzum kalmayan evrak, dosya, defter ve benzeri arşivlik malzemelerin teslim alınarak, gerektiğinde birimlerin hizmetine  sunabilmek amacı ile tasniflenmek sureti ile arşivlenmesini yapmak.

b) Muhafazasına lüzum görülmeyen evrakların ise 29.08.1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun’un 6’ncı Maddesine göre ayıklanarak imha edilmesi iş ve işlemlerini yapmak.

c) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve yürürlükteki diğer mevzuat hükümlerine göre yürütmek ve yürütülmesi iş ve işlemlerini yapmak.

ç) Birimlerin arşiv çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak.

d) Kurumun arşiv hizmetlerini Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak yapmak.

e) Müdürlüklerden gelen vaka dosyalarının kayıt altına alınması veya kayıtlı olan dosyaların işlemlerine başlanması iş ve işlemlerini yapmak.

f) Müdürlüklerden gelen kurum içi-kurum dışı yazışma dosyalarının kayıt altına alınması iş ve işlemlerini yapmak.

g) Müdürlüklerden gelen kurum içi-kurum dışı yazışma dosyalarının kayıt altına alınmasından sonra etiket ve şeffaf etiketlenmesi iş ve işlemlerini yapmak.

h) Sorgulanan dosyaların kayıtlı olanlarının sıralanması ve dosyalarının dolaplarından çıkarılması iş ve işlemlerini yapmak.

ı) Kayıtlı veya yeni kayıt olacak dosyaların ilk fiziksel iş ve işlemlerini yapmak.

i) İlk fiziksel yapılan dosyaların doküman taraması iş ve işlemlerini yapmak.

j) Tarama yapılan dosyaların son fizikseli iş ve işlemlerini yapmak.

k) Taraması yapılan dosyaların, Olgu Sisteminden iyileştirme–birleştirme (pdf) ve adlandırması iş ve işlemlerini yapmak.

l) Son fiziksel yapılan dosyaların etiketinin yapılması ve üzerine şeffaf etiketinin takılması iş ve işlemlerini yapmak.

m) Etiket işleri yapılan dosyaların doğru ve düzgün bir şekilde yerine yerleştirilmesi iş ve işlemlerini yapmak.

n) Hazırlanan imha listesinin dolaplardan çıkarılması veya ayrılması iş ve işlemlerini yapmak.

o) İmhası onaylanan dosyaların imha edilmesi iş ve işlemlerini yapmak.

ö) Müdürlüklerden istenilen dosyaların ve evrakların kayıt altına alınması iş ve işlemlerini yapmak.

p) Kurum içi-kurum dışı dosyaların, belediye personelleri tarafından istenildiği takdirde dijital ortamlarda taranıp teslim edilmesi iş ve işlemlerini yapmak.

r) Compact arşiv dolaplarının sıralamasının yapılması ve etiketleri iş ve işlemlerini yapmak.

s) Üst yöneticilerin ve Müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

 

Kararlar Birimi (Meclis - Encümen)

Madde 11 – (1) Kararlar (Meclis) Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

 

a) Her ayın ilk haftasında yapılması gereken olağan ve acil durumlarda lüzum görülmesi halinde yapılacak olan olağanüstü meclis toplantılarının gününü Müdürlüklere duyurmak.

b) Meclise müdürlüklerden gelen Başkan onaylı evrakların gündeme alınarak gündemin hazırlanması iş ve işlemlerini yapmak.

c) Meclis toplantısı öncesi gerekli hazırlıkları yapmak. (Toplantı yerinin ayarlanması, gündemin Belediyemiz Web sayfasında yayınlanması)

ç) Meclis gündemi, tutanak özetleri ve karar özetlerinin mail ve zarf usulü ile meclis üyelerine imza karşılığı teslim etmek.

d) e) Mecliste alınan kararları yazılı hale getirip, üst yazıları yazılarak, Başkan ve katiplere imzalattırıldıktan sonra konusuna göre Altınova Kaymakamlığı onayına sunmak ve onaydan gelen kararları ilgili Müdürlüklere iletmek.

f) Meclis Karar Özetlerinin Belediyemiz Web sayfasında yayınlatmak.

g) Mecliste alt komisyonlara havale edilen kararların komisyonlarda görüşülmesini sağlamak.

ğ) Mecliste alt komisyonlara havale edilen ve görüşmeleri tamamlanan konuların raporlarının hazırlanarak imzaya sunmak.

h) Komisyonlardan çıkan kararlara ait raporların (Komisyon Raporları) meclise sunmak.

i) Meclis Kararlarının, Meclis Karar Defterine bir suretinin yapıştırıldıktan sonra Başkan ve Kâtiplere imzalatmak.

j) Belediye Meclisinin çalışmalarında 09.10.2005 tarih ve 25961 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğini, 5393 sayılı Belediye Kanununu ve İçişleri Bakanlığınca yayımlanan Kanun, Yönetmelik, Genelge ve diğer mevzuatları takip etmek ve uygulamak.

l) Meclis üyeleri tarafından başkanlık makamına sunulan yazılı ve sözlü önergelerin seyrinin takip edilerek ilgililere bilgi vermek.

m) Meclis üyelerinin huzur hakları ve vekâlet ücretlerine ait puantaj cetvellerini hazırlamak ve ilgili müdürlüğe iletmek.

n) Konu itibariyle encümeni ilgilendiren tüm iş ve işlemlerle ilgili işleri takip etmek kapsamında encümene müdürlüklerden gelen Başkan onaylı evrakların gündeme alınarak hazırlanan gündemi encümen üyelerine dağıtımını yapmak.

ö) Encümen toplantı tutanağının hazırlanması ve encümen toplantısında üyelere imzalatılarak arşivlenmesi iş ve işlemlerinin yapmak.

p) Encümen toplantısında, encümen gündemine alınan evrakların üyelere sunumunu yapmak.

r) Karar defterinin gündem Maddeleri bittikten sonra kapatılarak imzaların alınması iş ve işlemlerini yapmak.

s) Karara bağlanan gündem Maddelerini sistem üzerinden kabul ederek evrakların karar defterine karar özetleri ile birlikte yazılması iş ve işlemlerini yapmak.

t) Karara bağlanan encümen evraklarının kararlarının sistem üzerinden yazılması iş ve işlemlerini yaparak kararların sistem üzerinden müdürlüklerine havalelerini yapmak.

u) İki nüsha asıl ve bir nüsha “Aslı Gibidir” olmak üzere üç nüsha çıktısı alınan encümen kararlarının bir nüshası tek asıl olarak, bir nüshası müdürlük üst yazısının aslı ile birlikte asıl olarak arşivlenmek üzere ve “Aslı Gibidir” olan nüshası ise müdürlüğün encümene sunulan diğer evraklarıyla birlikte müdürlüğüne zimmet ve sistem üzerinden gönderilmek üzere hazırlanması iş ve işlemlerini yapmak.

v) Asıl karar olarak hazırlanan karar dosyalarının bir sonraki encümen toplantısında encümen üyelerinden imzalarını almak.

z) Aylık olarak imzalı karar dosyalarının tekrar kontrolünün yapılarak (gözden kaçan imza eksikliklerinin tespiti ve tamamlanması için) arşivlenmek üzere klasörlümesin iş ve işlemlerini yapmak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Hükümler

Yürürlük

Madde 13 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabul kararı kesinleştiği andan itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 14 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.